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最終更新日:2017/11/20

web会議をする際にルールはあるの?

会議中の二人の男性

いくらweb会議だからと言って、何か特別なルールはあるのかというと、特別なものはありません。あえて言えば、普段の会議と同じと言えるでしょう。事前に資料は読み込んでおくとか、指定された時間にきちんと参加するとかそういったところでしょうか。しかし、web会議は、その場に集まれないような、遠方にいる人たちとの会議をするためのツールですから、おおよそ同じと言っても、やはり違いがあるでしょう。例えば、何時にログインしてくださいと伝えておいたのに、いっこうに現れる気配がないという場合。約束の時間をきっちり守るのは社会人のマナーですが、なかにはやむを得ない状況で会議が参加できないという状況もあるでしょう。このweb会議サービスを導入している会社では、各端末に地図機能を搭載させたシステムを提供しているところもあります。最近のweb会議システムはパソコンがなくても、スマホで参加することも可能になっているので、そのスマホの位置情報も会議システムを開いたときに、リアルタイムで確認できるようになっています。それを見て、「何か遅れている理由があるのかな?」とわかることもありますし、全然動いていなかったとすれば、「これは何かあったのか?」と推測することもできますね。こういったケースはかなりレアなので、ここはもっと基本的な部分を抑えておいた方がいいでしょう。まずはカメラの電源が入っているか、あるいは接続されているかです。せっかく自分の映像が送れるのに、これが使えないのではただ電話をしているのと変わりませんから、ONになっているかは確かめておきましょう。また、いくらweb会議だからと言って、複数の人が思ったことを一斉に喋ってしまったのでは、音声がうまく拾えないこともあるので、発言をする時は挙手などの合図によって参加者に許可を取ることも忘れないようにしてください。最近のヘッドセットや通話機器は精度が上がってはいるのですが、支社や出張先の人がきちんとした設備を持っているとは限りません。そのため、不明瞭な喋り方をしていると、上手く音が拾えない可能性があります。ですから、そういった点も考慮して、いつも以上にはっきりと言葉を強調して喋った方が、何度も聞き返すといった不毛な時間を過ごすことがなくなるでしょう。また、喋り終わった時はマイクを話す、あるいはOFFにしておくのも大事ですね。大きな息遣いが参加者全員に聞こえることになります。こういったことは些細なことばかりですが、ルールとして設定しておかないと、気まずい雰囲気になることもあるので、web会議を導入する時は、ルール作りもしておいたほうが気持ちよく会議ができるでしょう。

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