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最終更新日:2017/11/20

web会議システム導入に向いているケース

資料を提示している男性

大事な話は別にメールや電話で済むだろうという話もよく聞くのですが、これはその会社の状況を確かめてみなければ、はっきりしたことは言えないでしょう。これが、とても小さな会社であれば、わざわざweb会議を導入しなくても、普段のメールや電話、あるいはスマホのアプリでもあるビデオ通話機能を駆使すれば、困ることはありません。しかし、こういったツールはあくまでも、一対一の対話を想定したものですよね。リアルタイムで複数の人が同時に意見交換するなら、どうしたって不便さが目立ってしまいます。そう考えてくると、web会議システムは、会社の規模に関係なく、複数人で何か打ち合わせがしたい時に打ってつけのツールだと言えます。web会議は会議室がない、あるいは会議室に全員が集まれる時間的余裕がないという時に真価を発揮します。自分のデスクにあるパソコンから、いつでも会議に参加することができますし、クリアな映像と音声が送られてきますから、音声だけ、文字だけといった無味乾燥なコミュニケーションにもなりませんから、有意義な会話が可能になるのです。また、最近ではweb会議のアプリを提供する会社も出てきています。これをスマホに入れることで、ノートパソコンでオンライン会議をやっているところに、別の人がスマホから参加することもできます。これは、出張中などで手元にパソコンがない場合でも使えるので非常に便利です。その他にもweb会議システムはテレビ会議と違い、話の流れを崩さずに、資料の共有や追加ができるようになっています。資料を提示するのはそこまで難しくないでしょうが、優良会社のサービスともなると、ここにオンラインホワイトボードの機能が付いているので、話し合いの中で出てきた新しいアイディアや、新しい注意事項を自由に書き込めるようになっています。資料、顔、音声が合わさることで、単なる情報伝達ではない生きたコミュニケーションが可能になり、業務もスムーズにはかどるようになります。web会議の注意点として強いて挙げるとすれば、通信が不調なところからくる、タイムラグや画像の断絶でしょうが、これも優良会社であれば、安定した回線での通信ができるので、悩まされる心配はまずありません。ビデオ会議はコストが高すぎて、使う気になれなかったという方もいるでしょうが、それもweb会議であれば費用面もぐっと安く抑えられますし、スマホでもパソコンでも会議できる環境が手軽に手に入ります。

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